5 bước cần chuẩn bị trước khi đàm phán khách hàng

Francoinsde Cailere – một nhà đàm phán, thương thuyết nổi tiếng của Pháp ngay từ những năm 1716 đã khẳng định “ Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như một khối đá. Người đó phải có phản xạ ứng xử nhanh nhậy và phải biết lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác. Song đồng thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách hé lộ, đưa ra những thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác”

Để buổi đàm phán khách hàng của bạn có thành công hay không thì công tác chuẩn bị là hết sức quan trọng. Hãy hình thành suy nghĩ thành công lớn với các bước nhỏ hơn là thành công nhỏ với các bước lớn.

1. Thông tin về đối tác

Trước buổi gặp mặt, đầu tiên bạn cần phải xác định rõ chức danh và nhiệm vụ của tất cả các thành viên trong đoàn đàm phán của đối tác. Bạn phải biết ai thực sự là người có quyền ra quyết định cuối cùng để dành sự chú ý cho người này nhiều nhất. Nhiều khi đó không phải là trưởng đoàn mà là người lãnh đạo bộ phận có liên quan nhiều nhất đến cuộc đàm phán. Sau khi xác định được thông tin trên bạn sẽ chỉ định được những thành viên trong phái đoàn của mình. Nếu bạn chọn đúng các thành viên tham gia bạn sẽ nắm trong tay 80% thành  công.

2. Thông tin về hàng hóa, thị trường khi bạn mang đến buổi đàm phán khách hàng

Những thông tin về hàng hóa đó là thuộc tính hàng hóa, tính lý hóa của sản phẩm, yêu cầu của thị trường, tình hình sản xuất, chu  kỳ sống sản phẩm và đặc biệt giá cả của đối thủ cạnh tranh.

Những thông tin về thị trường, thông tin chung về đất nước, thói quen tiêu dùng sản phẩm của người dân bản địa,thông tin cơ bản về nền kinh tế của đất nước đó sẽ cho bạn thấy chất lượng cuộc sống của người dân để đến khi sản phẩm của bạn tiến vào thị trường có là phù hợp với họ hay không, các chính sách ngoại thương và các chính sách luật của nước sở tại, tìm hiểu cả về cơ sở hạ tầng, điều kiện vận tải, giá cước và những điều kiện có liên quan khác.

3. Đánh giá điểm mạnh điểm yếu của chính mình thiết lập những mục tiêu cần đạt được

Cần biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại.Từ đó đánh giá những điểm mạnh điểm yếu của mình so với đối thủ cạnh tranh trên thị trường và trong quan điểm của đối tác.

Điểm mạnh là tất cả những yếu tố thuận lợi từ bên trong cho phép bạn đạt được những mục tiêu, tận dụng được cơ hội và tránh được những nguy cơ. Điểm yếu là tất cả những yếu tố hạn chế bên trong khiến cho ta gặp khó khăn để đạt đến mục tiêu.Cơ hội là tất cả những gì xảy ra bên ngoài có tác động thuận lợi đến hoạt động của ta. Từ đó thiết lập các mục tiêu cần đạt được, mục tiêu càng cụ thể càng tốt và lẽ tất nhiên phải tính đến các yếu tố như tính thực tế, mối quan hệ giữa hiệu quả và chi phí, mức độ chấp nhận của khách hàng.

4. Xây dựng chiến lược đàm phán

Trong buổi đàm phán bạn cần xây dựng những chiến lược của mình, có thể là cộng tác để hợp nhất những quan điểm khác nhau, giải quyết các công việc và duy trì mối quan hệ. Hoặc đôi khi phải sử dụng đến chiến lược thỏa hiệp khi vấn đề quan trọng nhưng không thể giải quyết được, các bên có sức mạnh ngang nhau cùng mong muốn đạt được những mục đích chỉ có một sự lựa chọn duy nhất. Cũng có thể bạn cần tránh né những vấn đề không quan trọng trong khi có nhiều vấn đề cấp bách khác cần giải quyết trước, hay những vấn đề có khả năng làm xấu đi cuộc đàm phán hơn là đạt được những lợi ích, tránh né cũng là để cách khéo léo để kéo dài thời gian khi cần thu thập thêm thông tin trước những câu hỏi không lường trước của đối tác.

5. Địa điểm, thời gian và thái độ trong suốt buổi đàm phán khách hàng

Địa điểm đàm phán có thể là văn phòng công ty bạn, hay tiến hành tại cơ sở của khách hàng hoặc địa điểm trung gian khi cả hai bên đều cảm thấy tại đó là thoải mái và tiện nghi phù hợp.

Thời gian, trong bước tìm hiểu thông tin khách hàng bạn cần nắm bắt được thói quen tập quán làm việc ở mỗi nơi (thời gian bắt đầu và kết thúc) vì hiệu quả làm việc phụ thuộc vào thời gian, nhiệt độ và thời tiết. Trong quá trình đàm phán bạn cũng cần phân bổ thời gian nghỉ giải lao hợp lý để không chỉ bạn, phía đối tác đều có thời gian cân nhắc, thảo luận lại vấn đề để đưa ra quyết định chính xác tối ưu nhất.

Đơn giản và thẳng thắn là thái độ được hoan nghênh trong cuộc đàm phán đối tác, tránh nói nhiều, lan man không đi vào trọng tâm vấn đề cần giải quyết.

Hi vọng sự chia sẻ của bài viết sẽ giúp bạn có được những thông tin hữu ích, có được kinh nghiệm khi tiến hành triển khai buổi đàm phán khách hàng của công ty với đối tác đạt được thành công.